Det kan låta som att vi är helt överens. Vi pratar om att förändringen snart ska vara genomförd, att medarbetarna ska vara delaktiga, att det nya arbetssättet behöver förankras och att vissa delar redan är klara. Alla nickar. Ändå kan fyra personer lämna samma möte med fyra helt olika bilder av vad som just sagts.
För vad betyder egentligen snart?
Vad innebär det att något är klart?
När är någonting förankrat?
Och vad menar vi när vi säger att medarbetarna ska vara delaktiga?
Orden är gemensamma. Betydelsen behöver inte vara det.
Vi fyller orden med våra egna erfarenheter
Språk fungerar inte som små behållare där vi stoppar in en exakt betydelse och sedan överlämnar den till någon annan. När jag hör ett ord tolkar jag det genom det jag redan vet, det jag har varit med om, det jag hoppas på och det jag oroar mig för.
Ta ett till synes enkelt uttryck som:
”Det nya arbetssättet införs snart.”
För projektledaren kan snart betyda om tre månader, för chefen kan det betyda efter sommaren och för medarbetaren kan det låta som nästa vecka. Ingen behöver ha hört fel. Ändå har tre olika bilder skapats. Det är en av anledningarna till att kommunikation i förändring är betydligt mer komplicerad än att bara se till att information har gått ut.
Samma fråga – olika svar
Ett annat tecken på bristande samsyn märks när samma fråga får olika svar beroende på vem man ställer den till. En chef säger:
”Det där är redan beslutat.”
En annan säger:
”Nej, vi håller fortfarande på att titta på alternativen.”
Projektgruppen säger:
”Riktningen är beslutad, men detaljerna återstår.”
Alla tre svaren kan på sitt sätt vara rimliga, men för den som försöker förstå vad förändringen innebär skapar de osäkerhet. Och då börjar människor göra det människor alltid gör när information saknas eller är motsägelsefull: vi fyller i luckorna själva. Vi tolkar, frågar kollegor, försöker förstå vad någon ”egentligen menade” och efter ett tag kan det finnas flera parallella berättelser om samma förändring.
Samsyn är inte samma sak som enighet
Här tycker jag att det är viktigt att skilja mellan samsyn och enighet. Samsyn betyder inte att alla behöver tycka att förändringen är bra. Det betyder inte att alla ska känna likadant inför den. Och det betyder definitivt inte att alla frågor eller invändningar ska försvinna. Samsyn handlar snarare om att vi har en tillräckligt gemensam bild av:
- Vad händer?
- Varför händer det?
- Vad är beslutat?
- Vad är fortfarande öppet?
- Vad betyder det här för oss?
- Och – vart är vi på väg?
Därifrån kan människor fortfarande dra olika slutsatser och ha olika åsikter. Men vi pratar åtminstone om samma sak.
Ett enkelt sätt att testa samsyn
Det går faktiskt att göra ett ganska enkelt test. Be några personer i organisationen – var för sig – beskriva förändringen med egna ord. Fråga exempelvis:
Vad är det vi förändrar?
Varför gör vi det?
Vad är redan bestämt?
Vad återstår att besluta?
Vad förväntas av medarbetarna just nu?
Vad är nästa steg?
Jämför sedan svaren. Du letar inte efter vem som har ”rätt”, du vill upptäcka var bilderna skiljer sig åt. Det är ofta där det verkliga kommunikationsarbetet behöver börja.
Ibland behövs inte mer information
När människor inte verkar ha förstått är vår första reflex ofta att kommunicera mer. Ytterligare ett mejl, en presentation till, en uppdaterad FAQ eller ännu ett informationsmöte. Men ibland är problemet inte brist på information. Ofta finns det redan väldigt mycket information, men en gemensam förståelse för vad den betyder saknas. Och då behöver vi kanske inte börja med frågan:
Vad mer behöver vi säga?
Utan med:
Vilken bild har vi egentligen skapat?
Det är först när vi vet vilken bild som har skapats som kan vi se vad som behöver förtydligas. Kanske upptäcker vi att den viktigaste uppgiften inte är att hitta fler ord utan att försäkra oss om att de ord vi redan använder faktiskt betyder ungefär samma sak för dem som ska agera utifrån dem.
Har ni mycket information, men är osäkra på om ni faktiskt har samma bild?
I ett Klarhetsmöte eller en Samsynssession hjälper jag till att synliggöra vad som är tydligt, vad som fortfarande tolkas olika och vad som behöver sorteras för att ni ska kunna komma vidare.
