Tänker du att kommunikationsplanering är något som enbart är till för stora organisationer? Tänk igen.
Det är antagligen lätt att förstå att en VD för ett stort företag har behov av att planera kommunikationen med sina medarbetare. Företaget står och faller med sina anställdas arbetsinsatser. Och cheferna/ledarna i hens företag måste också kunna planera sin kommunikation. Därför innefattar de flesta chefs-/ledarutbildningar en grundläggande kommunikationsutbildning med tillhörande planering, som kan sammanfattas med: ”Vem säger (sändare) vad (budskap) till vem (mottagare/målgrupp), hur (kanal) och varför (syfte)?”. Ofta skrivs svaren ner på ett papper och vips! så är kommunikationsplanen ett faktum.
Du har dock minst lika stor nytta av att planera din kommunikation som den där VD:n och/eller cheferna. Om du arbetar med andra människor behöver du kommunicera med dem. Faktum är att du med allra största sannolikhet inte kan utföra ditt jobb utan att kommunicera med andra på din arbetsplats. Låt säga att du behöver hjälp av en kollega med en arbetsuppgift. Hur gör du? Gör du som många andra: låter du kommunikationen ”bli som den blir”? Eller avsätter du någon eller några minuter till att fundera på vad du vill ha ut av din kommunikation med din kollega och hur du ska få det? Innan du pratar med kollegan? Om du gör det senare så kommunikationsplanerar du. Faktiskt. Du planerar vad du vill säga till vem, hur du ska säga det och varför du säger det.
Om du till exempel är ansvarig för att genomföra ett projekt behöver de ingående projektmedlemmarna förstå vad projektet går ut på och vilja göra det som krävs för att det ska gå framåt. För att nå alla på ett någorlunda effektivt sätt behöver du planera din kommunikation. Här blir kommunikationsplanering nödvändigt.
Arbetar du med kommunikation i förändringsprocesser vet du att planerande är väldigt viktigt. Samtidigt krävs en stor flexibilitet för att kunna få förändringen att gå framåt och bli reell. Utan de förändringsutsattas (medarbetarnas) val att vilja vara med, bidra och utvecklas i förändringen blir det ingen reell förändring. Dessa val behöver du som förändringsledare påverka. Det kan du göra med hjälp av en mycket flexibel kommunikationsplaneringsmodell. Den flexibiliteten uppnår du genom att lägga särskilt fokus på mottagarna/målgrupperna. Ett snabbt och enkelt sätt är att i den ovanstående kommunikationsplaneringsmodellen också ställa dig frågan ”Vilken effekt får jag?”. Det vill säga, hur reagerar mottagarna/målgrupperna på din kommunikation? Och sen lyssnar du mycket aktivt och uppmärksamt. Mottagarnas reaktioner ger dig den information du behöver för att göra nya, ännu mer relevanta kommunikationsinsatser.
Fokus på mottagarna är naturligtvis alltid viktigt för en framgångsrik kommunikation.
Hur gör du till exempel när du vill påverka några vänner till att gå på en speciell restaurang? Du kanske funderar innan på vilka de är och hur de brukar resonera, hur du på bästa sätt ska presentera ditt förslag? Och kanske när i samtalet det skulle passa bäst att föreslå det? Gör du det så kommunikationsplanerar du.
Så som du ser så är kommunikationsplanering bra för – och till – det mesta. I, i stort sett, alla situationer där du samspelar med människor. 🙂
