I mötessammanhang har vi i Sverige en någorlunda gemensam uppfattning om att den som kallar till ett möte också är ansvarig för mötet. Den som är mötesansvarig bör ha skickat ut en agenda innan mötet så att alla deltagare vet vad som ska avhandlas och vad som förväntas av var och en. Det ger bra förutsättningar för alla att förbereda sig så att mötet blir någorlunda effektivt.
Gott så.
Många anser även att det är den mötesansvariga som är kommunikationsansvarig på mötet. Det vill säga: att den personen ska se till att kommunikationen mellan mötesdeltagarna fungerar.
Ingen uppfattning kan vara mer fel än denna.
Kommunikation betyder ”samspel mellan människor”. Att lägga ansvaret på en enda person för att detta samspel ska fungera mellan alla mötesdeltagare måste vara en missuppfattning. VARJE enskild mötesdeltagare har ett ansvar att se till att kommunikationen på mötet fungerar. Det kan till exempel handla om att:
- Lyssna uppmärksamt på den som har ordet
- Ställa frågor om något är oklart
- Ge uppmuntran och stöd
- Hålla sig till förbestämda tider
Det handlar alltså om, för många, helt normala, vardagliga beteendekoder oss människor emellan. Vi börjar dock tumma på de ”normala” koderna och tycker till exempel att det är vår rätt att inte vara närvarande på möten ( = slå av kameran) och göra helt andra saker samtidigt som vi ”lyssnar” på vad någon annan säger. Det här är förödande för samspelet mellan människor ( = kommunikationen). Vem lyssnar – egentligen? Bryr sig någon? Egentligen?
Nya ”mötesregler”
I den ”nya Zoom-mötesvärlden” (eller Skype, Teams eller annat dito) poppar nu nya mötesregler och – tips upp. Ofta är dessa regler/tips inriktade ANTINGEN på den som är mötesansvarig ELLER på den som är mötesdeltagare. Den senare kan exempelvis få massor av tips via nätet om hur hen kan förhålla sig för att ”orka med” det eviga Zoom-mötandet (kanske tipset om att stänga av kameran så att de kan göra annat under tiden de lyssnar på andra mötesdeltagare…). Mötesledaren kan å sin sida få otaliga tips på hur hen ska göra mötena ”roligare, intressantare och mer interaktiva”.
Det är naturligtvis bra att få tips och råd från mer eller mindre uttalade experter men det ligger en fara i att rikta sig till ANTINGEN mötesledare ELLER mötesdeltagare. Att cementera uppfattningen att det endast är mötesledarens uppgift att se till att ett möte blir effektivt, roligt, intressant och så vidare kan göra det näst intill omöjligt att uppnå de resultat man vill.
ALLA som är med på ett möte är ansvariga för att mötets kommunikation fungerar.
Även på Zoom- (Skype- Teams- och andra) möten.
