Jag undrar hur många gånger någon har frågat mig hur de ska göra för att få svar på sina mail. Många är det, nästan overkligt många. Vilket torde betyda att det är ett stort problem. Förklaringarna till detta icke-svarande brukar vara att människor är så upptagna, att de har så mycket att göra, att de får så många mail med mera. Att många människor får många mail är absolut sant, men varför skulle det per automatik betyda att de inte svarar på dem? Är det inte snarare så att de inte prioriterar sin mail-inbox?
En av mina första frågor till en kund, klient, samarbetspartner etc är: ”Hur föredrar du att vi kommunicerar?” Svaren varierar mycket. En del vill kommunicera via mail, men lika ofta handlar det om att de föredrar messenger, sms, Zoom eller telefonsamtal. För mig innebär det att jag VET hur personen i fråga vill bli kontaktad och därigenom ökar sannolikheten för att hen ska svara på min kommunikation.
Nu finns det naturligtvis de som säger att de vill ha kommunikationen via mail, och trots att de har sagt det ändå inte svarar… Hur gör man då? Här är några tips:
- Mycket ofta tror vi att vi är tydliga, fastän vi inte är det. Det kanske inte framgår av ditt mail vad du vill att personen ska göra. Därför:
- Om du vill ha återkoppling / synpunkter på något – gör det enkelt för mottagaren att göra det: Ställ konkreta och specifika frågor om vad du vill att mottagarna ska titta på, kommentera och så vidare.
- Om du har flera frågor som du vill ha svar på:
- dela upp frågorna tydligt, till exempel genom att numrera dem eller
- dela upp frågorna i flera mail, det vill säga en fråga per mail
- Ange alltid NÄR du vill ha ett svar, det betyder alltså att du anger ett datum när du senast vill ha svar.
- Tydliggör också vad det innebär om hen inte svarar, till exempel:
- att icke-svaret tolkas som ett ”nej” eller ett ”ja”
- att hen blir av med sin bokade tid / missar ett erbjudande / går miste om ett bra pris
- att andra är beroende av att få svar för att gå vidare
- att hen kommer att få betala en straffavgift (!) etc
- Skriv gärna i rubriken vad du vill att mottagaren ska göra, vänta inte till slutet av ett långt mail. Och om mailet ÄR långt, upprepa vad du vill att hen ska göra / svara på i slutet av mailet.
Har du några tips på hur du får andra att svara på dina mail?
